AB ve Türkiye Arasında Sivil Toplum Diyaloğu – IV – Tüketicinin ve Sağlığın Korunması Hibe Programı

AB ve Türkiye Arasında Sivil Toplum Diyaloğu – IV – Tüketicinin ve Sağlığın Korunması Hibe Programı

By: Bülent Balyemez

, ,

AB ve Türkiye Arasında Sivil Toplum Diyaloğu – IV – Tüketicinin ve Sağlığın Korunması Hibe Programı (CFCU/TR2011/0135.15-03 – EuropeAid/136803/ID/ACT/TR) kapsamında yayımlanmış olan “Guidelines for Grant Appicants (Hibe Başvuru Rehberi)” dokümanının resmi olmayan Türkçe çevirisi yayımlanmıştır.

  • TEKLİF ÇAĞRISINA İLİŞKİN KURALLAR

Bu rehber, mevcut Çağrı için geçerli olan Avrupa Komisyonu Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Rehberi (PRAG) hükümlerine uygun olarak, bu Teklif Çağrısı kapsamında finanse edilecek olan projelerin sunulması, seçilmesi ve uygulanmasına ilişkin kuralları içermektedir. (PRAG’a aşağıdaki internet sitesinden erişilebilir http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=en).

  • Uygunluk Kriterleri

Üç çeşit uygunluk kriteri bulunur:

(1) taraflar:

  • Başvuru Sahibi; yani, Tam Başvuru Formunu sunan kurum (2.1.1),
  • Eş-başvuran(lar) (başka şekilde belirtilmediği sürece Başvuru Sahibi ve eş-başvuran(lar) bundan böyle “Başvuru Sahipleri” olarak anılacaktır) (2.1.1),
  • ve, varsa, Başvuru Sahibi ve/veya eş-başvuran(lar)a bağlı kuruluş(lar) (2.1.2);

(2) projeler:

Hibe verilebilecek projeler (2.1.4);

(3) maliyetler:

  • Hibe miktarının belirlenmesinde dikkate alınabilecek maliyet türleri (2.1.5).
    • Başvuru Sahiplerinin Uygunluğu (Başvuru sahibi ve eş-başvuran(lar))

Başvuru sahibi

(1)   Hibe almaya hak kazanabilmek için, Başvuru Sahibinin aşağıdaki koşulları sağlaması gerekmektedir:

  • Tüzel kişiliğe sahip olmak, ve
  • Kar amacı gütmemek, ve
  • Sivil Toplum Kuruluşu (STK)[1] (Türkiye’deki dernek, vakıf, dernek ve vakıfların federasyon ve konfederasyonları[2]; AB üye ülkelerindeki kar amacı gütmeyen kuruluşlar[3]) olmak, ve
  • Avrupa Birliği üye ülkelerinde veya Türkiye’de kurulmuş olmak[4], ve
  • Eş-başvuran(lar)la ve bağlı kuruluş(lar)la birlikte projenin hazırlanması ve yönetiminden doğrudan sorumlu olmak, aracı olarak faaliyet göstermemek.

 

 

ÖNEMLİ NOT 2

Sivil Toplum Kuruluşlarının şubelerinin, Tam Başvuruların değerlendirmesini takiben şartlı kabul edilmeleri halinde, genel merkezlerinden alınmış bir “teyit mektubu” sunmaları gerekecektir.

(2)   Potansiyel başvuru sahibi PRAG’ın 2.3.3 bölümünde listelenen durumlardan herhangi birine giriyorsa, Teklif Çağrısına katılamaz veya hibeden yararlanamaz;

Başvuru sahibi, Hibe Başvuru Formunun B kısmının 8. bölümünde (“Başvuru Sahibinin Beyanı”), kendi kurumunun, eş-başvuran(lar)ın ve bağlı kuruluş(lar)ın yukarıda bahsedilen durumlardan herhangi birinin kapsamına girmediklerini beyan etmek zorundadır.

Başvuru Sahibi, aşağıda belirtilen şartlara uygun eş-başvuran(lar)la birlikte başvuruda bulunmalıdır.

Türkiye’den Başvuru Sahiplerinin AB üye ülkelerinden en az bir uygun eş-başvuranı ve AB üye ülkelerinden Başvuru Sahiplerinin Türkiye’den en az bir uygun eş-başvuranı bulunmalıdır.

Hibe almaya hak kazanması halinde, Başvuru Sahibi Ek F-I (Özel Koşullar)’da Koordinatör olarak tanımlanan Faydalanıcı olacaktır. Koordinatör Sözleşme Makamı’nın ana muhatabı olacaktır. Bu kurum diğer eş-faydalanıcı(lar)ı temsil edecek ve onlar adına hareket edecek, projenin tasarım ve uygulamasını koordine edecektir.

Eş-başvuran(lar)

Eş-başvuran(lar) projenin tasarımına ve uygulamasına katılırlar ve giderleri de Başvuru Sahibinin giderleri gibi uygun gider olarak değerlendirilir.

Eş-başvuran(lar), Başvuru Sahibi ile aynı uygunluk kriterlerini taşımak zorundadır.

Eş-başvuran(lar) Hibe Başvuru Formu’nun B kısmının 4. bölümünde yer alan Yetkilendirme’yi imzalamak zorundadır.

ÖNEMLİ NOT 3

Türkiye’den başvurularda AB Üye Ülkelerinden en az bir eş-başvuranı ve AB üye ülkelerinden başvurularda Türkiye’den en az bir eş-başvuranı bulunmayan başvurular doğrudan reddedilecek ve değerlendirmeye alınmayacaktır!

Bir dernek/vakfın merkezi ile şubeleri aynı projede Başvuru Sahibi ve eş-başvuran olarak yer alamazlar.

Yukarıda belirtilen asgari zorunlu şartlara ek olarak, ortaklıklar AB üye ülkeleri ve Türkiye’den birden fazla uygun kuruluşu içerebilir. Ayrıca, aday ülkelerden ilave eş-başvuran(lar) da eş-başvuran olarak uygundur ancak, bunlar başvuru kriterlerini sağlamak için tek başına yeterli değildir.

Ortaklığın sürdürülebilirliğinin sağlanması için çeşitli araçların (örn: anlaşmalar, protokoller vb.) geliştirilmesi önemle tavsiye edilmektedir.

Eş-başvuran sayısına ilişkin azami bir sayı bulunmamakla birlikte eş-başvuran(lar)ın belirlenmesi sırasında her bir eş-başvuranın proje içerisinde açık olarak tanımlanmış bir role sahip olduğundan ve projenin hibe almaya hak kazanması halinde başarıyla uygulanabilmesi için eş-başvuran(lar)ın teklifi ve bütçeyi incelediğinden emin olunmalıdır.

Hibe almaya hak kazanması halinde, eş-başvuran(lar) projenin Faydalanıcısı (Koordinatör ile birlikte) haline gelecektir.

 

 

 

  • Bağlı kuruluşlar

Başvuru Sahibi ve eş-başvuran(lar)ı bağlı kuruluş(lar)la hareket edebilir.

Yalnızca aşağıda belirtilen kuruluşlar Başvuru Sahibi ve/veya eş-başvuran(lar)ın bağlı kuruluşu olarak değerlendirilir:

Yalnızca başvuru sahipleri ile yapısal bağı, özellikle yasal ve sermaye bağı olan kuruluşlar.

Yapısal bağ iki kavramı kapsamaktadır:

(i)      Yönetim, 2013/34/EU sayılı direktifte tanımlandığı üzere yıllık bilanço, konsolide bilanço ve belirli tür işletmelerin ilgili raporları üzerindeki yönetim:

Faydalanıcıya bağlı olan kuruluşlar aşağıdakiler olabilir:

  • Faydalanıcı tarafından doğrudan veya dolaylı olarak yönetilen kuruluşlar (yan kuruluşlar veya birinci kademe iştirakler). Bunlar ayrıca faydalanıcı tarafından yönetilen bir kuruluş tarafından yönetilen kuruluşlar da olabilir (ikinci derece yan kuruluşlar veya ikinci kademe iştirakler) ve bu diğer yönetim kademeleri için de geçerlidir;
  • Faydalanıcıyı doğrudan veya dolaylı olarak yöneten kuruluşlar (ana şirketler). Aynı şekilde faydalanıcıyı yöneten bir kuruluşu yöneten kuruluşlar da olabilir;
  • Faydalanıcı ile aynı doğrudan veya dolaylı yönetim altında bulunan kuruluşlar (kardeş şirketler).

(ii)     Üyelik, yani faydalanıcı yasal olarak ağ, federasyon, dernek vb. olarak tanımlanıyor ve önerilen bağlı kuruluş bu yapıda yer alıyor ise veya faydalanıcı ve önerilen bağlı kuruluş aynı kuruluşta (ağ, federasyon, dernek vb.) katılımcı olarak yer alıyor ise.

Yapısal bağ genel bir kural olarak proje ile sınırlı olmamalı ve yalnızca projenin uygulanması amacıyla kurulmuş olmamalıdır. Bu, bağın hibe desteğinden bağımsız olarak var olması anlamına gelmekte olup, teklif çağrısı öncesinde de bu bağın var olması ve proje sonuna kadar geçerli olması gerekmektedir.

İstisnai olarak, “müteşekkil başvuru sahipleri” veya “müteşekkil faydalanıcılar” olarak adlandırılan durumlarda yalnızca projenin uygulanması amacıyla kurulmuş olsa dahi faydalanıcı ile yapısal bağı bulunan bir kuruluş bağlı kuruluş olarak değerlendirilebilecektir. Müteşekkil başvuru sahibi veya müteşekkil faydalanıcı, hibe desteği için uygunluk kriterlerini karşılamak amacıyla birden fazla kuruluş tarafından oluşturulmuş kuruluşlardır. Örneğin, üyeleri tarafından oluşturulan bir dernek.

Neler bağlı kuruluş değildir?

Aşağıdakiler bir faydalanıcının bağlı kuruluşu olarak değerlendirilmemektedir:

  • Faydalanıcı ile satın alma sözleşmesi yapmış veya yüklenici olan, faydalanıcının kamu hizmetleri için imtiyaz sahibi veya delege görevi gören kuruluşlar,
  • Faydalanıcıdan mali yardım alan kuruluşlar,
  • Mutabakat zaptı çerçevesinde düzenli olarak işbirliği yapan veya birtakım varlıkları paylaşan kuruluşlar,
  • Hibe sözleşmesi kapsamında konsorsiyum anlaşması imzalamış olan kuruluşlar.

Faydalanıcı ile olması gereken bağın var olduğu nasıl doğrulanır?

Yönetimden doğan bağ, faydalanıcı ve önerilen bağlı kuruluşun parçası olduğu kuruluş grubunun konsolide hesapları baz alınarak kanıtlanabilir.

Üyelikten doğan bağ, faydalanıcının katılım sağladığı veya faydalanıcının oluşturduğu kuruluşa (ağ, federasyon, konfederasyon) ait tüzük veya kuruluş kanunu baz alınarak kanıtlanabilir.

Başvuru sahiplerine hibe verilmesi durumunda, bağlı kuruluş(lar) Proje’nin Faydalanıcı(lar)ı ve Sözleşme tarafı olmazlar. Ancak, projenin tasarımı ve uygulamasında yer alır ve giderleri (Uygulama Sözleşmeleri ve üçüncü taraflara Mali Destekten doğanlar da dahil olmak üzere), Hibe Sözleşmesi’nde Faydalanıcılar için geçerli tüm kurallara uyulması koşuluyla, uygun gider kabul edilebilir.

Bağlı kuruluş(lar) Başvuru Sahibi ve/veya eş-başvuran(lar) için geçerli uygunluk kriterlerini sağlamak zorundadır. Bağlı kuruluş(lar) Hibe Başvuru Formunun B kısmının 5. bölümde yer alan Bağlı Kuruluş(lar)’un Beyanı’nı imzalamak zorundadır.

  • İştirakçiler ve Yükleniciler

Aşağıda yer alanlar, başvuru sahip(ler)i veya bağlı kuruluş(lar) olarak kabul edilmemektedir ve “yetkilendirme” veya “bağlı kuruluş(lar)’un beyanı” imzalamak zorunda değillerdir:

  • İştirakçiler

Diğer kuruluşlar da projede yer alabilirler. İştirakçiler projede gerçek bir rol üstlenir ancak seyahat giderleri ve günlük harcırahlar haricinde hibeden yararlanamazlar. İştirakçilerin Bölüm 2.1.1’deki uygunluk kriterlerini sağlama şartı yoktur. İştirakçiler, Hibe Başvuru Formunun B kısmının 6. bölümünde – “Başvuru Sahibinin Projeye Katılan İştirakçileri” – belirtilmelidir.

  • Yükleniciler

Hibe faydalanıcıları ve bunların bağlı kuruluş(lar)ının sözleşme yapmalarına izin verilmektedir. İştirakçiler veya bağlı kuruluş(lar) projede ayrıca yüklenici olamazlar. Yükleniciler, standart hibe sözleşmesi Ek F-IV’te yer alan satın alma kurallarına tabidirler.

  • Uygun Projeler: Başvuruda bulunabilecek projeler

Tanım

Bir Proje, birbiriyle ilişkili bir dizi faaliyetten oluşur.

Süre

Bir Projenin planlanan süresi 10 aydan az, 15 aydan fazla olamaz.

Sektörler veya Konular

Tüketicinin ve Sağlığın Korunması

Yer

Proje belirtilen ülkelerden en az birinde yürütülmelidir: Türkiye, AB Üye Ülkeleri.

Projenin Aday Ülke(ler)den eş-başvuran(lar)ı bulunması durumunda, uygun şekilde gerekçelendirilmesi koşuluyla, yukarıda belirtilen ülkelerde yürütülecek faaliyetlere ek olarak bazı faaliyetler, Aday Ülke(ler)de de uygulanabilir. Ancak, bu faaliyetler Projenin büyük bölümünü oluşturmamalıdır.


 

Proje Türleri

Program hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve bir veya her iki öncelik alanının kapsamına giren tüm projeler finansman almaya hak kazanabilecektir.

Aşağıdaki öncelik alanları kapsamında belirtilen faaliyetler (projeler) örnek olup, proje konuları bu faaliyet türleri ile sınırlı değildir:

Öncelik Alanı 1: Tüketici Hakları

  • Tüketicilerin ekonomik ve yasal çıkarlarının korunmasına yönelik faaliyetler
  • Tüketicilerin bilgilendirilmesi ve eğitimi konularında farkındalık artırma
  • Tüketici haklarının korunması alanında faaliyet gösteren kuruluşlar için kapasite artırımı
  • Kamu-STK sektör işbirliğinin desteklenmesi; tüketici hakları alanında faaliyet gösteren STK’lar arasında artırılmış eşgüdümün ve işbirliğinin teşvik edilmesi
  • Tüketici ürünleri güvenliğini desteklemeye yönelik faaliyetler

Öncelik Alanı 2: Halk Sağlığı

  • Organ ve kan bağışı konularında farkındalık artırılması
  • Fiziksel aktivitelerin ve sağlıklı yaşamın teşvik edilmesi
  • Tütün ve tütünün zararları konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik faaliyetler

Aşağıda belirtilen türde faaliyetleri içeren projeler uygun değildir:

  • Sadece veya büyük ölçüde çalıştaylara, seminerlere, konferanslara, kongrelere katılım için bireysel finansman sağlanmasını içeren projeler;
  • Sadece veya büyük ölçüde çalışma ya da eğitim kursları için verilecek bireysel burslara yönelik projeler;
  • Konferanslar, yuvarlak masa oturumları, seminerler veya benzeri tek seferlik faaliyetler. Bu faaliyetler yalnızca daha kapsamlı bir projenin parçasını oluşturmaları durumunda finanse edilebilecektir. Bu amaç doğrultusunda, herhangi bir konferans için hazırlık faaliyetleri ve işlemlerin yayımlanması kendi başlarına daha kapsamlı bir proje oluşturmamaktadır;
  • Hâlihazırda devlet bütçesinden ya da başka Birlik programlarından ya da diğer kaynaklardan finanse edilmekte olan faaliyetler;
  • MFİB ile hibe sözleşmesinin imzalanmasından önce başlayan faaliyetler;
  • Yalnızca akademik araştırma faaliyetleri içeren projeler ve fizibilite çalışmaları (daha büyük bir projenin parçası değilse);
  • Ticari faaliyetler;
  • İdeolojik açıdan önyargılı veya doğası gereği partizan olan faaliyetler;
  • Siyasi partileri destekleyen faaliyetler;
  • Mali destek faaliyetleri (yani hibenin diğer kişi ya da kuruluşlara (maddi veya ayni) hibe edilmesi veya kendi işlerini kurabilmeleri vb. için diğer kişi ya da kuruluşlara borç vermek);
  • Yeni tesis/ek yapıların inşası veya ilgili yatırımlar;
  • Başvuru sahibinin veya ortaklarının halihazırdaki temel faaliyetlerini finanse eden projeler;
  • Özel veya kamu işletmelerinin kurulmasını veya mevcut olanların faaliyetlerine destek verilmesini ve kar amacı güden faaliyetleri içeren projeler;
  • Altyapı projeleri ya da esas olarak ekipman satın alımına yönelik projeler;
  • Yalnızca strateji, plan ya da benzeri dokümanlar geliştirmeye yönelik projeler;
  • Yiyecek, giyecek sağlanması gibi sosyal hizmet projeleri.

Faaliyet türleri

Projeler aşağıda listelenen faaliyetleri içerebilir. Bunlar örnek olarak verilmiş olup, faaliyetler bunlarla sınırlı değildir. Tüketicinin ve Sağlığın Korunması alanında:

  • AB şemsiye sivil toplum kuruluşları ve Türk sivil toplum kuruluşları arasında emsal değerlendirmeleri ve alt-sektör temelinde teknik bilgi aktarımı;
  • Seminer, yuvarlak masa toplantısı, konferans, çalıştay, eğitim organizasyonları;
  • Çalışma ziyaretleri;
  • Yerel/bölgesel/ulusal ve uluslararası düzeyde bilgilendirme/farkındalık/iletişim kampanyaları;
  • Temel referans materyallerinin tanıtımı ve tercümesi ve teknik ve politikayla ilgili bilgi ve uzmanlığın yaygınlaştırılması;
  • Kapasite geliştirme ve ağ kurma;
  • Tartışmalar/münazaralar ve politika geliştirme sürecine katılım;
  • Yerel/bölgesel/ulusal ve uluslararası düzeyde iyi uygulamaların belirlenmesi, yaygınlaştırılması ve değişimi;
  • Veri toplama.

Projeler tek bir faaliyete odaklanmamalıdır. Organizasyon faaliyetleri, bağımsız olmalı, birbiriyle uyumlu faaliyetlerden oluşmalı ve amaçları, hedef grupları ile planlanan çıktıları açıkça tanımlı olmalıdır.

ÖNEMLİ NOT 4

Bu Teklif Çağrısı kapsamında hibe desteği sağlanması için projelerin AB ve Türkiye sivil toplumları arasında diyaloğun geliştirilmesine odaklanması gerekmektedir.

Projeler kapsamında geliştirilen/yayınlanan tüm yayınlar hem Başvuru Sahibi hem de eş-başvuranların dilinde olmalıdır.

Tüm projelerin tüm proje faaliyetlerinde cinsiyet eşitliğini gözetmesi beklenmektedir.

 

 

 

ÖNEMLİ NOT 5

Kural olarak, başvuruların “orijinal” ve hedef grubun ihtiyaçlarına, problemlerine özgü ve uygun çözümler ve uygulama yöntemleri ile tasarlanmış olması gerekmektedir. Bu nedenle, başvurularda benzer;

·         faaliyet alanlarının, yazılış tarzlarının veya farklılaştırılmış benzer cümlelerin,

·         bütçenin,

·         uygulama şekillerinin uygulama yeri, başvuru sahibi/ortak(lar)adı ve hedef grup sayısı gibi kısımlarda bazı küçük değişikliklerle

sunulması durumunda “kopya başvurular”, Değerlendirme Komitesi ve/veya Sözleşme Makamı tarafından kabul edilebilir geçerli bir dayanak bulunmaz ise, değerlendirme dışı bırakılabilecektir.

Üçüncü taraflara mali destek[5]

Başvuru Sahipleri üçüncü taraflara mali destek teklif edemez.

Görünürlük

Tüm başvuru sahipleri, Projenin Avrupa Birliği tarafından finanse edildiğini duyurmak için gerekli tüm tedbirleri almalıdır. Avrupa Birliği tarafından kısmi olarak finanse edilen projeler, mümkün olduğunca, projenin ve proje için AB desteğinin gerekçesi hakkında özel ve genel hedef kitlesinin farkındalığının artırılmasına yönelik bilgilendirme ve iletişim faaliyetleri içermelidir.

Başvuru Sahiplerinin hedef ve önceliklere uyması ve AB finansmanının görünürlüğünü sağlaması gerekmektedir (bkz: Avrupa Komisyonu’nun https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en adresinde yayınlanan AB Dış Faaliyetlerine İlişkin İletişim ve Görünürlük Rehberi).

Başvuru ve her bir başvuru sahibi için sağlanacak hibe adedi

Bir Başvuru Sahibi, bu Teklif Çağrısı kapsamında başvuru sahibi olarak birden fazla başvuru yapamaz.

Bir Başvuru Sahibi, aynı zamanda başka bir başvuruda (yalnızca bir) eş-başvuran olarak yer alabilir.

Bir eş-başvuran, bu Teklif Çağrısı kapsamında ikiden fazla başvuruda yer alamaz (birinde başvuru sahibi diğerinde eş-başvuran olarak VEYA ikisinde de eş-başvuran olarak).

Bir Başvuru Sahibi/eş-başvuran/bağlı kuruluş aynı zamanda birden fazla başvuruda bağlı kuruluş olarak yer alabilir.

ÖNEMLİ NOT 6

Bir kuruluş:

§ başvuru sahibi olarak yalnızca bir hibeden yararlanabilir, veya

§ her ikisinde de eş-başvuran olarak – iki hibeden yararlanabilir, veya

§ birinde başvuru sahibi, diğerinde eş-başvuran olarak – iki hibeden yararlanabilir

Bir kuruluşun iki projede birden yer alması durumunda, yönetimsel ve teknik kapasitesini göz önünde bulundurması gerekmektedir. Değerlendirme sürecinde, her kuruluşun projelere katılım ve dahil olma seviyeleri ile teknik ve yönetimsel kapasiteleri değerlendirilecektir.

 

ÖNEMLİ NOT 7

“AB ve Türkiye Arasında Sivil Toplum Diyaloğu-IV” projesinin diğer bileşenleri olan “Çevre”; “Enerji”; “Adalet, Özgürlük ve Güvenlik”; “İş Kurma Hakkı ve Hizmet Sunumu Serbestisi”; “Bölgesel Politika ve Yapısal Araçların Koordinasyonu”; “İşletme ve Sanayi Politikası”; “Tarım ve Balıkçılık”; ve “Eğitim” Hibe Programlarında hibe almaya hak kazanan Başvuru Sahipleri, bu Hibe Programı kapsamında hibe alamayacaklardır.
  • Maliyetlerin uygunluğu: Hibe kapsamında dikkate alınabilecek maliyetler

Bir hibeden yalnızca “uygun maliyetler” karşılanabilir. Uygun olarak kabul edilen ve edilmeyen maliyetler aşağıda verilmiştir. Bütçe hem bir maliyet tahmini, hem de “uygun maliyetler” için tavan niteliğindedir.

Uygun maliyetlerin ödenmesi aşağıda verilen şekil veya bunların kombinasyonuna dayanabilir:

  • Faydalanıcılar ve bağlı kuruluş(lar) tarafından yapılan gerçek harcamalar,
  • bir veya daha fazla basitleştirilmiş maliyet seçeneği.

Basitleştirilmiş maliyet seçenekleri aşağıdaki şekillerde olabilir:

  • Birim maliyetler: Birim başına miktar referans alınarak önceden net biçimde belirlenen, uygun maliyetlerin tüm kategorilerini veya belli kategorilerini kapsar.
  • Götürü miktar: Götürü olarak önceden net biçimde belirlenen, uygun maliyetlerin tüm kategorilerini veya belli kategorilerini kapsar.
  • Sabit oranlı finansman: beklenen sabit bir yüzdelik oran uygulamasıyla, önceden net biçimde belirlenen uygun maliyetlerin belli kategorilerini kapsar.

Miktarlar veya oranlar, istatistiksel verilere veya başka türlü nesnel yöntemler kullanılarak başvuru sahipleri veya bağlı kuruluş(lar)ın geçmişe dair belgelenebilir veya denetlenebilir verileri referans alınarak yapılan tahminlere dayandırılmalıdır. Birim maliyetler, götürü tutarlar veya sabit oranların belirlenmesinde kullanılan yöntemler EK H’de verilen kriterlerle uyumlu olmalı ve özellikle maliyetlerin Hibe Faydalanıcı(lar)ı ve bağlı kuruluş(lar) tarafından gerçekleşen harcamalarla, bunların muhasebe uygulamaları ile tutarlı olduğu teyit edilmeli, ayrıca, kâr elde edilmediği ve harcamaların aynı zamanda başka finansman kaynaklarından zaten karşılanmamış olduğu tespit edilmelidir (çifte finansman uygulanamaz). Teklif edilen miktarların kabul edilebilmesi için makul gerekçeleri sağlayacak gerekli asgari koşulları değerlendirmek için, talimatlar ve kontrol listesini içeren EK H’yi inceleyiniz.

Bu şekilde ödeme talep eden Başvuru Sahipleri EK B sayfa 1’de yer alan her bir uygun maliyet başlığı/kaleminde bu tip finansmanı belirtmelidir; başka bir deyişle, birim sütununda “BİRİM MALİYET”(ay/uçuş, vs), “GÖTÜRÜ” veya “SABİT ORAN” gibi büyük harfle referans bilgi verilmelidir (EK H’deki örneği inceleyiniz).

Ayrıca Ek B’de sayfa 2 no.lu çalışma sayfasının “Tahmini maliyetin gerekçelendirilmesi” başlıklı ikinci sütunda, başvuru sahibi her bir bütçe kalemi veya başlığı için aşağıdakileri de içerecek “maliyet gerekçeleri” sunmalıdır:

  • Birim maliyet, götürü miktar ve/veya sabit oranların oluşturulmasında kullanılan bilgi ve yöntemler, bunların hangi maliyetlere ilişkin olduğu, vs. tanımlanmalıdır.
  • Nihai uygun miktarların[6] hesaplanmasında kullanılan hesap formülleri açıklanmalıdır.
  • Her bir Faydalanıcıya ayrılan azami miktarın teyidi için (ilgili kurum(lar)ın basitleştirilmiş maliyet seçeneğini uygulaması da dahil), basitleştirilmiş maliyet seçeneğini kullanacak Faydalanıcı (bağlı kuruluş olması durumunda önce Faydalanıcı belirtilmelidir) belirtilmelidir.

Sözleşme aşamasında, Sözleşme Makamı başvuru sahibinin sunduğu bütçede önerilen miktar veya oranların kabul edilip edilemeyeceğine, başvuru sahibi tarafından uygulanan hibelerin veya benzer faaliyetlerin verilerini analiz ederek ve Ek H’de yer alan kontrolleri yaparak karar verir.

Sözleşme Makamı tarafından her bir başvuru sahibi (bağlı kuruluş(lar)ın önerdiği basitleştirilmiş maliyet seçenekleri de dahil olmak üzere) için yetkilendirilebilecek basitleştirilmiş maliyetler seçeneğinin toplam finansman miktarı 60.000 AVRO’yu (dolaylı maliyetler hariç) geçemez.

Hibe verilmesi yönünde yapılacak tavsiye kararı, hibe sözleşmesinin imzalanmasından önceki kontrol sürecinde bütçe değişikliği gerektirecek herhangi bir sorun çıkmamasına bağlıdır (örneğin, aritmetik hatalar, tutarsızlıklar ya da gerçekçi olmayan maliyetler ve diğer uygun olmayan maliyetler).  Kontroller, söz konusu hata ya da tutarsızlıklar için başvuru sahibinden ilave açıklama istenmesini ve Sözleşme Makamının hibe tutarında değişiklik yapmasını veya indirime gitmesini gerektirebilir. Bütçedeki muhtemel değişiklikler, Sözleşme Makamından talep edilen hibe miktarını ya da eş finansman yüzdesini artırmayacaktır.

Bu nedenle, gerçekçi ve maliyet-etkin bir bütçe sunmak başvuru sahibinin yararına olacaktır.

ÖNEMLİ NOT 8

Aşağıda belirtilen koşullar dışında 657 No’lu Kanuna tabi çalışan devlet memurları proje kapsamında istihdam edilemez ve herhangi bir maaş ödenemez:

§  Proje kapsamında görevlendirilen devlet memurlarının Hibe Faydalanıcıları veya bağlı kuruluş(lar)ının bordrolu çalışanı olması ve söz konusu kurumlardan gerekli izinleri almış olmaları durumunda.

Diğer kamu görevlileri kendilerinin ve kurumlarının tabi olduğu kanun(lar) çerçevesinde istihdam edilebilirler.

Uygun doğrudan maliyetler

Bu Teklif Çağrısı kapsamında maliyetlerin uygun doğrudan maliyet kabul edilebilmeleri için, bu maliyetlerin Standart Hibe Sözleşmesinin Genel Koşullar bölümünün 14. maddesindeki hükümlere uygun olması gerekmektedir (bkz. Hibe Rehberi Ek F-II).

Uygun maliyetler Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılan ve aşağıdaki kriterlerin tamamını karşılayan maliyetlerdir:

  • Özel Koşullar Madde 2’de tanımlandığı şekilde, projenin uygulama süresi içinde gerçekleşen masraflardır. Özellikle;
    • Hizmet ve yapım işlerine ilişkin giderler uygulama döneminde gerçekleştirilen faaliyetlerle ilgili olmalıdır. Mal alımına ilişkin giderler malzemelerin uygulama dönemi içinde teslimi ve montajı/kurulumu ile ilişkili olmalıdır. Uygulama dönemi içinde, uygulama dönemi sonrasında teslim edilecek hizmet, yapım işleri veya mal alımına ilişkin sözleşme imzalama, sipariş verilmesi veya harcama yapılması için herhangi bir taahhüte girilmesi bu kapsamda geçerli değildir;
    • Gerçekleşen harcamalar nihai raporun teslimi öncesinde ödenmiş olmalıdır. Bu ödemeler, nihai raporda listelenmiş olmaları ve tahmini ödeme tarihleri belirtilmiş olması kaydıyla sonradan da yapılabilir;
    • Ek IV’te yer alan kurallara uyulmuş olması kaydıyla, Madde 10’da belirtilen ihale prosedürleri, uygulama dönemi başlamadan önce Faydalanıcılar tarafından başlatılmış ve sözleşmeler sonuçlandırılmış olabilir.
  • Projenin tahmin edilen toplam bütçesinde belirtilmiş olmalıdır;
  • Projenin uygulanması için gerekli olmalıdır;
  • Faydalanıcıların hesaplarında kayıtlı, tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı ve Faydalanıcıların bulunduğu ülkenin ilgili muhasebe standartlarına göre belirlenmiş ve Faydalanıcıların genel maliyet muhasebesi uygulamalarına uygun olmalıdır;
  • İlgili vergi ve sosyal mevzuat gerekleri ile uyumlu olmalıdır;
  • Özellikle etkinlik ve ekonomi açısından değerlendirildiğinde makul ve kabul edilebilir olmalı ve sağlam bir mali yönetimin gerekleri ile bağdaşmalıdır.

Yukarıda sayılan koşullara ve Standart Hibe Sözleşmesi Ek F-IV’teki ilgili hükümlere bağlı olmak üzere, Başvuru Sahiplerinin uygun doğrudan maliyetleri aşağıda belirtilmiştir:

  • Projede görevlendirilen personele verilen net maaşlar ile sosyal sigorta primleri ve maaşlarla ilgili diğer giderler; projede yürütülmesinin elzem olduğunun beyan edildiği faaliyetler hariç olmak üzere, maaş ve maliyetler faydalanıcılar tarafından normalde ödenen tutarları aşmamalıdır;
  • Faydalanıcılar tarafından normalde ödenen oranı ve Avrupa Komisyonu tarafından faaliyetin gerçekleşeceği zaman için geçerli yıllık oranları aşmayan, projede görev alan personel ve diğer kişilerin harcırah ve seyahat masrafları;
  • Proje amaçlarına yönelik olarak ekipman ve malzemelerin alınması (yeni) veya kiralanmasına (yeni veya ikinci el) ilişkin maliyetler ve piyasa oranlarına karşılık gelmeleri koşuluyla hizmet ücretleri. Ekipman ve malzeme alımı ile ilgili toplam tutar, toplam uygun maliyetlerin %20’sinden fazla olamaz;
  • Sarf malzemelerine ilişkin giderler;
  • Projenin amaçları için Faydalanıcılar tarafından bağıtlanan sözleşmelerin gerektirdiği maliyetler;
  • Doğrudan sözleşmenin gerekliliklerinden doğan maliyetler (bilginin yaygınlaştırılması, belirli bir faaliyete yönelik değerlendirmeler, yeminli tercüme hizmetleri, basım, sigorta vb.).

Ek olarak, görünürlük giderleri de Standart Hibe Sözleşmesi, Genel Koşullar, Madde 14’ün şartlarının yerine getirilmesi durumunda uygun maliyettir (bkz. Başvuru Rehberi EK F-II).

ÖNEMLİ NOT 9

Ekipman ve malzemenin toplam maliyeti uygun maliyetler toplamının %20’sini aşmamalıdır (Bütçe başlığı 11).

Yedek Akçe

Proje doğrudan uygun maliyetleri aratoplamının (Bütçe başlığı 7) %5’ini geçmemek kaydıyla proje bütçesine bir yedek akçe (Bütçe başlığı 10) dahil edilebilir. Yedek akçe sadece Sözleşme Makamı’nın yazılı ön onayı sonrasında kullanılabilir.

Uygun Dolaylı Maliyetler

Proje ile ilgili yapılan genel idari giderleri karşılamak için, proje doğrudan uygun maliyetleri aratoplamının (Bütçe başlığı 7) %7’sini aşmayan götürü tutar, dolaylı maliyet (Bütçe başlığı 8) olarak talep edilebilir. Dolaylı maliyetler standart hibe sözleşmesi bütçesinin başka bir başlığında yer alan maliyetleri içermediği sürece uygun kabul edilir. Başvuru sahibinden, sözleşme imzalanmasından önce, talep edilen yüzdenin gerekçelendirilmesi istenebilir. Ancak standart hibe sözleşmesinin Özel Koşulları’nda sabit bir oran belirlendikten sonra, destekleyici belge sunulmasına gerek yoktur.

Eğer Başvuru Sahipleri veya bağlı kuruluş(lar) Avrupa Birliği bütçesinden finanse edilen bir işletme hibesi alıyorsa, hiçbir dolaylı maliyet, teklif edilen proje bütçesinden talep edilemez.

Ayni Katkı

Ayni katkılar mal veya hizmetlerin ücretsiz olarak üçüncü bir tarafça Faydalanıcılar veya bağlı kuruluş(lar)a sağlanmasıdır. Ayni katkılar Faydalanıcılar veya bağlı kuruluş(lar) için bir harcama teşkil etmediğinden, uygun maliyet olarak değerlendirilmez.

Ayni katkılar, eş-finansman olarak değerlendirilemez. Ancak, sunulan Proje Tanımında ayni katkı öngörülmekteyse, bu katkıların temin edilmesi gerekmektedir.

Uygun Olmayan Maliyetler

Aşağıdakiler uygun olmayan maliyetlerdir:

  • Borçlar ve oluşabilecek zararlar için oluşturulan karşılıklar (faizler);
  • Zararlar veya gelecekteki potansiyel yükümlülükler karşılıkları;
  • Faydalanıcılar tarafından beyan edilen ve Birlik hibesi (EDF de dahil) alan başka bir proje veya çalışma programı kapsamından karşılanan giderler;
  • Döviz kuru dönüşüm masrafları;
  • Üçüncü taraflara verilen krediler;
  • Katma Değer Vergisi de dahil olmak üzere vergiler[7];
  • Gümrük ve ithalat vergileri veya diğer masraflar;
  • Bina ve arazi satın alınması, kiralanması veya finansal kiralanması (leasing);
  • Para cezaları, mali cezalar ve mahkeme masrafları;
  • İkinci el ekipman satın alınması;
  • Banka masrafları, teminat giderleri ve benzer harcamalar;
  • Ayni katkılar;
  • Amortisman giderleri;
  • Faiz borçları.

[1]        Bu Teklif Çağrısı kapsamında, “sivil toplum kuruluşu” aşağıdaki şekilde tanımlanmaktadır:

  1. Kuruluşu ve personeli ile yöneticilerinin atanması bakımından devletten bağımsız olan,
  2. Mali ve idari işlerinde özerk ve demokratik bir yapıya sahip olan,
  3. Kar amacı gütmeyen tüzel kişidir.

Bu bağlamda, “Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakıfları” sivil toplum kuruluşu olarak değerlendirilmemektedir ve uygun Başvuru Sahibi veya eş-başvuran değildirler.

[2]     5253 sayılı Dernekler Kanunu kapsamında kurulmuş olan dernek ve vakıfların federasyon ve konfederasyonları uygun Başvuru Sahibi veya eş-başvurandır.

[3]     Kar amacı gütmeyen kuruluş, kar amacı veya doğrudan veya dolaylı olarak üyelerinin kazancı için faaliyet göstermeyen kuruluştur. Kar amacı gütmeyen kuruluş kar elde edebilir; ancak bu kar kuruluşun amacına hizmet edecek şekilde kullanılmalı ve kuruluşun sahiplerine, üyelerine ve diğer şahıslara dağıtılmamalıdır. Uluslararası kuruluşlar bu kapsama girmemektedir.

[4]     Bu uyrukluk, kuruluşun ülke yasalarına göre kurulduğunu ve uygun ülkelerden birinde merkez ofisinin kurulu olduğunu gösteren tüzüğü esasında belirlenir. Bu bağlamda, kuruluş tüzüğü bir başka ülkede kayıtlı herhangi bir tüzel kişilik, bölgede kayıtlı ya da “Mutabakat Zaptı” imzalamış olsa dahi, başvuru için uygun bir yerel kuruluş olarak değerlendirilmeyecektir.

[5] Söz konusu üçüncü taraflar bağlı kuruluş(lar), iştirakçi(ler) veya yüklenici(ler) değildir.

[6]     Örnekler:

– personel maliyeti için: çalışma gün veya saati veya personelin kategorisi için önceden belirlenmiş saatlik veya günlük miktar;

– seyahat maliyeti için: km bazında uzaklık km başına önceden belirlenmiş ulaşım maliyeti; gün sayısı ülke için önceden belirlenmiş günlük harcırah;

– etkinlik organizasyonu için özel maliyetler için: etkinliğe katılacak kişi sayısı x önceden belirlenmiş katılımcı başına maliyet miktarı vs.

[7]     Aşağıdaki koşullar yerine getirildiği sürece:

(i)      katma değer vergileri hiçbir şekilde geri alınamıyorsa,

(ii)     nihai faydalanıcı tarafından yüklenildiği kesin olan durumlarda ve

(iii)    proje başvurusunda açık şekilde belirtilmiş ise.

 

Detaylar ve sorularınız için bizi arayınız.

Saygılarımla
Menekşe DEMIREZEN
DTY DIŞ TİCARET YÖNETİMİ A.Ş.
Teşvik Eğitimi Danışmanı
Tel:  0 212 586 50 67
Cep: 0 532 332 32 99
Mail: menekse@disticaretyonetimi.com